Hur man köper en kopiator

Varje kontor behöver en kopiator, och spenderar ofta en bra bit av förändring för att få en. Gör grundlig forskning och läs hyresavtalen och serviceavtalen noggrant innan du skriver. Den dyrare eller till och med högkvalitativa kopiator är inte nödvändigtvis det bästa valet för ditt kontor.

Att välja en modell

Att välja en modell
Köp en stationär modell för hemmakontor. Om du köper en kopiator för hemanvändning, eller för ett företag som gör färre än 700 exemplar per månad, kan du köpa en stationär modell. Dessa är mycket billigare och enklare än en stor, stående enhet. Resten av informationen i den här artikeln fokuserar på behoven hos större kontor.
  • En laserkopimaskin / skrivare / skanner kostar vanligtvis mellan $ 150 USD (endast svartvitt) och $ 500 USD (snabb, kvalitetsfärg). [1] X Forskningskälla
  • Bläckstråleskrivare kan kosta så lite som $ 60, även för färgkopiatorer. Men de kan kosta två eller tre gånger så mycket att fungera som laserkopimaskiner. Räknar med att betala 20 cent per svartvit sida.
Att välja en modell
Känner till grunderna. Det finns fortfarande några kopiatortyper på marknaden, men de flesta företag har inte problem att välja vilket alternativ de behöver:
  • Laserkopimaskiner är snabbare och billigare att använda på lång sikt. Bläckstråleskrivare rekommenderas inte för företag. [2] X Forskningskälla
  • Digitala kopiatorer är mycket mer praktiska och vanliga än gamla analoga kopiatorer.
  • Färgkopiatorer är betydligt dyrare och fungerar oftare än svartvita kopiatorer. Om du bara behöver enstaka färgdokument, överväg en billigare hybridkopiator.
Att välja en modell
Överväg en multifunktionsenhet. Nästan varje modern kopiator är också en skrivare, och vissa kan också skanna eller faxa dokument. Väg för- och nackdelarna med en enda "multifunktionsenhet" kontra en enkel kopiator och ytterligare maskiner:
  • En enda enhet är vanligtvis billigare än separata maskiner, förutsatt att du behöver alla funktioner.
  • Att använda flera maskiner minskar effekten av ett fel.
  • Stora kontor bör använda flera maskiner för att undvika väntetider för en enda maskin.
Att välja en modell
Uppskatta en generös månatlig kopieringsvolym. Att matcha kopiatoren efter dina behov kommer att spara pengar, undvika förseningar och till och med minska frekvensen av fel. Slutför detta viktiga steg på följande sätt:
  • Se dina kopieringsposter, helst under de senaste 6–12 månaderna. Om du inte har några, be den nuvarande kopieringsservicen om kopior av tidigare fakturor. Dessa bör inkludera antalet kopior som har gjorts.
  • Hitta det genomsnittliga antalet kopior som gjorts per månad.
  • Multiplicera detta med 1,2 för att vara säkert eller med upp till 1,5 om din uppskattning är osäker. Detta ger en buffert mot överspänningar som används och mot vilseledande annonser. Leta efter en kopiator med en månadsvolym som är något högre än den siffra du beräknade.
Att välja en modell
Titta på kopieringshastigheten. Undersök utskriftshastigheten - men antag inte att snabbare är bättre. Kopior som sitter länge mellan jobb tenderar att ha fler störningar. Få en balans mellan väntetider och kopiatorhälsa med dessa grova branschriktlinjer: [3]
  • 11–20 sidor per minut ("Segment 1"): Rekommenderas för hemmakontor eller mycket små kontor.
  • 21–30 ppm (S2): De flesta små kontor med 6 000 exemplar i månaden eller mindre. Tänk på att denna "långsamma" hastighet fortfarande är en sida varannan eller tredje sekund.
  • 31–44 ppm (S3): Små till medelstora kontor (upp till 12 000 exemplar i månaden). Använd det här segmentet eller högre om du behöver koppla kopiatorn till kontorsnätverket.
  • 45–69 ppm (S4): medelstora till stora kontor. Vanligtvis endast nödvändigt för advokatbyråer, revisionsföretag och andra kontor med höga kopieringstoppar och konstant, tung användning.
  • 70–90 ppm (S5): Kontor med extrema kopikrav eller som behöver en tillfällig hyra för en utskrift.
Att välja en modell
Information om efterbehandlare. De flesta kontors kopiatorer sorterar automatiskt flersidiga dokument. Ytterligare funktioner kan levereras med kopiatorn eller i en tilläggsenhet "efterbehandlare". Undersök följande:
  • Antal fack (hur många olika dokument kan sorteras samtidigt)
  • Kapaciteten för varje fack (hur många färdiga sidor kan den lagra)
  • Kan det automatiskt häfta eller hålslaga dokument? Detta kan vara avgörande för kontor med höga utskrifter av flersidiga dokument.
Att välja en modell
Slutför din forskning. Innan du fattar ditt slutliga beslut, kolla upp följande:
  • Stöder kopiatoren dubbelsidig utskrift (möjligheten att skriva ut på båda sidor på en sida)?
  • Hur mycket kan kopiatoren minska eller förstora ett dokument?
  • Om du använder pappersstorlekar som inte är vanliga, stöder kopiatoren dem?
  • De flesta högkvalitativa färgkopiatorer har en inbyggd Raster Image Processor (RIP). [4] X Forskningskälla Om din inte gör det, kan du behöva köpa en extern RIP.
  • Vad är den första kopieringstiden (hur länge tiden ska skrivas ut den första kopian)? Om ditt kontor vanligtvis bara gör en enda kopia är detta en viktig statistik.

Inköps- och serviceavtal

Inköps- och serviceavtal
Hyr en kopiator för kortvarig användning. Hyresavtal är enkla: du betalar ett visst belopp varje månad och returnerar sedan kopiatoren när du är klar. Detta är det värsta värdet för dina pengar, så det är vanligtvis reserverat för företag som plötsligt ökar i kopikrav.
  • Undvik komplexa hyresavtal med extra avgifter. Du bör kunna hitta en tjänst med en fast avgift och inga komplikationer.
Inköps- och serviceavtal
Köp kopiatoren direkt om prisvärd. Detta kräver mest pengar vid köpstillfället. Du bör vara säker på att du kommer att använda denna kopiator i mer än ett par år. Om du har medel finns det två huvudfördelar med denna taktik:
  • Du kanske kan skriva av utgifterna under ett skatteår, vilket kan ge dig en ekonomisk fördel på kort sikt. [5] X Forskningskälla Rådgör med en lokal skatteadvokat.
  • Du kommer inte att fastna under ett hyresavtal, vilket kan spara lite pengar om du slutligen byter kopiatorer senare.
Inköps- och serviceavtal
Överväg att köpa en begagnad kopiator. En begagnad kopiator kostar vanligtvis ungefär 1/5 av priset för en ny. Om du startar ett nytt företag och inte vet vad din kopieringsvolym kommer att vara, är detta den lägsta riskinvesteringen. Be om kopiatorns "kopieringsantal" eller antalet kopior som skrivs ut. En högkvalitativ skrivare med hastigheter på 45 sidor per minut kan vara bra för 15 eller 20 miljoner exemplar. En långsammare, äldre eller lägre kvalitet skrivare kan minska efter 1–5 miljoner.
Inköps- och serviceavtal
Läs hyresavtal noggrant. Leasing är en vanlig mellangrund mellan köp och hyra. Du betalar en månadsavgift för att använda kopiatoren i ett till fem år. I slutet av denna tid har du möjlighet att köpa den permanent. Hyresavtal är mycket svåra att undkomma när de har undertecknats, så läs dem noggrant. [6]
  • Hyresavtal för marknadsvärde (FMV) kostar vanligtvis 100 USD till 650 USD varje månad, beroende på kopiatorens kvalitet. När det är över sätter banken ett pris för kopiatoren baserat på det aktuella marknadsvärdet.
  • Hyresavtal med $ 1 låter dig köpa kopiator för 1 USD vid hyresavtalet. Detta är i huvudsak ett köp i avbetalningar, med högre månadsavgifter.
  • Om du är ett nytt företag kan ägaren behöva underteckna en personlig garanti. Detta innebär att ägaren måste betala hyresavgifterna ur fickan om företaget inte kan.
Inköps- och serviceavtal
Få ett separat serviceavtal. För att spara pengar, håll dig borta från paketerade hyresavtal + serviceavtal. Hyr istället ett annat företag för att hålla din kopiator lagrad och reparerad. Läs serviceavtalet för följande information:
  • Hitta kostnaden för tjänsten per kopia. Multiplicera detta med din månatliga kopieringsvolym för att hitta månadsavgiften.
  • Leta efter en lägsta månadsavgift. Under långsamma månader kan du sluta betala denna avgift i stället för tjänsten per kopia. Beräkna extrakostnaden baserat på de senaste tolv månaderna av kopieringsvolymen.
  • Helst leta efter en maximal responstid på fyra timmar för akuta reparationer.
  • Om ditt kontor arbetar utanför den normala öppettiden, se till att nödreparationer täcks under dessa tider.
Vilken kopiator är bäst för 1080p-spel?
Jag har personligen upptäckt att Xerox Workcentre 3655 Laser Multifunktionsskrivare fungerar bäst för mig på Runescape och de ursprungliga Fallout-spelen. Men om det är för mycket för dig föreslår jag en annan Xerox- eller Canon-kopiator.
Köp från väl etablerade och pålitliga företag. Slå om vittnesmål och recensioner från tredje part om möjligt.
Be IT-personalen att säkra skrivarens nätverksanslutning och blockera obehörig åtkomst. [7]
seattlearchsep.org © 2020